Toplantı günü geliyor.
Yönetici hazırlığını yapıyor, gündem hazırlanıyor, çağrı yapılıyor...
Ama toplantı saati geldiğinde apartmandan birkaç kişi geliyor.
"Zaten kimse toplantıya gelmiyor!"
Bu durum bazen yöneticinin işine bile geliyor gibi düşünülebilir.
Daha az tartışma, daha az itiraz, daha hızlı karar...
Fakat gerçekten öyle mi?
Kimse Gelmiyorsa Yönetmek Daha mı Kolay?
İlk bakışta öyle görünebilir.
Ancak apartman ve site yönetimlerinde yöneticinin her konuda tek başına karar verme yetkisi yoktur. Bazı işlemlerin kat malikleri kurulunda görüşülmesi, bazı kararların ise gerekli toplantı ve karar yeter sayılarıyla alınması gerekir.
Katılımın sürekli düşük olması ve karar süreçlerinin gerektiği şekilde işletilememesi, bugün sorun çıkarmasa bile ileride alınan kararların tartışılmasına veya yapılan işlemlere itiraz edilmesine neden olabilir.
Bu nedenle toplantıya katılım yalnızca demokratik bir tercih değil, sağlıklı ve güvenli bir yönetim sürecinin de önemli parçalarından biridir.
Peki İnsanlar Neden Toplantıya Gelmiyor?
Her katılmayan kişinin ilgisiz olduğunu düşünmek doğru değildir.
Bazen toplantıdan yeterince erken haberi olmamıştır.
Bazen gündemin ne olduğunu bilmiyordur.
Bazen de;
"Nasıl olsa birileri yönetiyor."
diye düşünür.
Bir başka yaygın düşünce ise;
"Toplantıya gitsem ne değişecek?"
şeklindedir.
Toplantıların yalnızca sorunların konuşulduğu, kararların zaten önceden verildiği veya kendi görüşünün sonucu değiştirmeyeceği düşüncesi zamanla katılımı daha da azaltabilir.
Katılım Azaldıkça İlgisizlik Artar
Apartman yönetiminde ilgisizlik zamanla kendi kendini büyüten bir soruna dönüşebilir.
Toplantıya az kişi gelir.
Az kişinin katıldığı toplantılarda alınan kararlar yeterince sahiplenilmez.
Kararları sahiplenmeyen kişiler uygulamalara itiraz eder.
Sonra da;
"Bize kimse sormadı."
denmeye başlanır.
Böylece toplantıya katılmama ile yönetime duyulan uzaklık birbirini besleyen bir döngüye dönüşür.
Toplantı İletişimi Toplantı Gününden Önce Başlar
Katılımı artırmanın yolu yalnızca kapıya bir toplantı ilanı asmak değildir.
Kat malikinin toplantının ne zaman yapılacağını bilmesi kadar, neden katılması gerektiğini de bilmesi gerekir.
Toplantı tarihi önceden bildirilebilir.
Yaklaşan toplantı belirli aralıklarla hatırlatılabilir.
Gündem maddeleri önceden paylaşılabilir.
Toplantı sonrasında alınan kararlar da katılan veya katılmayan herkesin erişebileceği şekilde yayınlanabilir.
Böylece toplantı yılda bir kez yapılan zorunlu bir işlem olmaktan çıkar ve yönetim iletişiminin bir parçası haline gelir.
ApartMind Çözer
ApartMind ile toplantı tarihi ve gündemi kayıtlı kat maliklerine önceden bildirilebilir.
WhatsApp üzerinden toplantı hatırlatmaları gönderilerek kişinin toplantıyı unutmasının önüne geçilebilir.
Toplantıya ilişkin duyurular ve gerekli bilgiler sakinlerin kolayca ulaşabileceği şekilde paylaşılabilir.
Toplantı sonrasında alınan kararlar da sistemde yayınlanarak toplantıya katılamayan kişilerin ne karar verildiğini öğrenmesi sağlanabilir.
Üstelik daha sonra bir sakin toplantının tarihi, gündemi veya alınan kararlarla ilgili soru sorduğunda, sistemde bulunan bilgiler üzerinden otomatik olarak cevap alabilir.
Böylece yönetici herkese tek tek toplantıyı hatırlatmak veya alınan kararları tekrar tekrar anlatmak zorunda kalmaz.
Amaç Herkesi Toplantıya Zorlamak Değil
Elbette hiçbir sistem bütün kat maliklerinin her toplantıya katılmasını sağlayamaz.
Ama yönetimin yapabileceği önemli bir şey vardır:
Kimsenin "haberim yoktu" diyemeyeceği kadar düzenli bir iletişim kurmak.
Toplantının zamanında duyurulduğu, gündemin bilindiği, hatırlatmaların yapıldığı ve kararların sonradan erişilebilir olduğu bir apartmanda yönetime katılım kültürü de zamanla güçlenir.
Sonuç
Toplantıya kimsenin gelmemesi yöneticinin işini kolaylaştırıyor gibi görünebilir.
Ancak sağlıklı yönetim, mümkün olduğunca az kişinin yönetime karışması değil; kararların doğru süreçlerle alınması ve herkesin ne olup bittiğini bilmesidir.
İyi yönetici yalnızca toplantı yapmaz.
İnsanların toplantıdan haberdar olmasını, neden katılmaları gerektiğini bilmesini ve sonrasında alınan kararlara ulaşabilmesini sağlar.
Çünkü katılımın ilk şartı, doğru zamanda doğru bilgiyi ulaştırmaktır.
Etiket: Yöneticiyi Yoran Sorular