Apartman ve site yönetiminde alınan kararların gücü, yalnızca “neye karar verildiğine” değil, nasıl oylandığına ve nasıl yazılı kayda geçirildiğine de bağlıdır. Yanlış oylama usulü; itirazları artırabilir, uygulamayı kilitleyebilir ve bazı hallerde kararın iptaline kadar giden riskler doğurabilir.
Bilgilendirme: Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Kat Mülkiyeti Kanunu, yönetim planı ve somut olayın şartlarına göre değerlendirme değişebilir. Tereddüt halinde hukuki destek alın.
1) Gerçek hayat senaryosu
Genel kurulda gündem maddesi oylanırken bir grup “el kaldırdık sayıldı” der, diğer grup “sayım yanlış” diye itiraz eder. Bazıları kapalı oylama ister; bazıları “gizliye gerek yok” diye karşı çıkar. Sonuçta kararın şeffaf ve hesap verebilir biçimde, yazılı kayıt altına alınmaması ileride tartışmayı büyütür.
2) Hukuki çerçeve (sade anlatım)
Genel kurul kararları; toplantı çağrısı, toplantı nisabı, gündem, vekâletler ve oylama/tutanak düzeni gibi usule bağlıdır. “Çoğunluk” kavramı ise her karar türü için aynı değildir: bazen katılanların çoğunluğu, bazen arsa payı çoğunluğu, bazen de oy birliği aranabilir. Bu nedenle sadece “oy çokluğu ile kabul edildi” demek her zaman yeterli güveni sağlamaz.
3) Oylama usulleri nelerdir?
A) Açık oylama
En yaygın yöntemdir. El kaldırma/ayağa kalkma/sözlü beyan gibi yöntemlerle yapılır. Hızlıdır ve toplantı akışını kolaylaştırır.
B) Kapalı (gizli) oylama
Oy pusulası, zarf ve sandık (veya benzeri kapalı yöntem) ile yapılır. Kimin hangi yönde oy verdiği diğer katılımcılar tarafından görülmez. Özellikle yönetici seçimi/azli gibi hassas başlıklarda tercih edilebilir.
Dikkat: Kapalı oylama “her durumda zorunlu” değildir; ancak kural olarak yasak da değildir. Yönetim planında oylama usulüne ilişkin özel bir hüküm varsa, öncelikle ona uyulur.
4) Kapalı oylama yapılabilir mi? Kapalı oylama istenebilir mi?
Evet, yapılabilir. Ayrıca toplantıya katılan bir kat maliki, belirli bir gündem maddesinin kapalı oylanmasını talep edebilir. Sağlıklı uygulama şudur:
- Talep divan başkanına iletilir ve tutanağa geçirilir.
- Gerekirse “kapalı oylamaya geçilsin mi?” sorusu oylanır.
- Kabul edilirse usul belirlenir: pusula/zarf/sandık, sayımın nasıl yapılacağı, geçersiz oy kriterleri.
5) Oyları kim sayar?
Uygulamada oyları divan sayar: divan başkanı sayımı yönetir, yazman sonuçları yazar. Kapalı oylamada şeffaflık için 1-2 kişilik sayım görevlisi belirlenmesi ve sayımın herkesin gözü önünde yapılması önerilir.
Şeffaflık kuralı: Sayım açık yapılmalı, itiraz halinde yeniden sayım imkânı olmalı ve sonuçlar net biçimde karar defteri/tutanak üzerine yazılmalıdır. Bu, kararların arşivlenmesi ve sonradan denetlenebilir olması için kritik bir “dijital düzen” alışkanlığıdır.
6) Oylarda çelişki varsa her üyenin oyu tek tek yazılmalı mı?
Her kararda herkesin oyunu isim isim yazmak pratikte zorlayıcı olabilir ve kapalı oylamanın mantığıyla çelişebilir. Ancak şu hallerde tutanağı güçlendirmek için isim bazlı kayıt veya en azından karşı oy şerhi önerilir:
- Sonucun çok yakın çıktığı oylamalar
- İtiraz/gerilim olan toplantılar
- İptal davasına konu olma ihtimali yüksek kararlar (büyük harcama, ortak alanın kullanımını değiştirme vb.)
Pratik tutanak standardı:
“Gündemin … maddesi (açık/kapalı) oylamaya sunuldu. … kabul, … ret oyu ile kabul edildi. Karşı oy kullananlar şerhlerini yazdı ve imzaladı.”
7) “Oy çokluğu” veya “oy birliği” ifadesi her durumda yeterli midir?
Her durumda yeterli değildir. Çünkü bazı kararlar yalnızca “katılanların çoğunluğu” ile değil, ayrıca arsa payı çoğunluğu gibi ek ölçütlerle değerlendirilir. Bu yüzden tutanakta mümkün olduğunca:
- Katılanların kabul/ret sayısı
- Gerekiyorsa arsa payı hesabına ilişkin özet
- Kararın hangi çoğunluk türüyle alındığı (ör. sayı + arsa payı)
gibi bilgiler yazılmalıdır. Bu yaklaşım hem hesap verebilirlik sağlar hem de ileride doğabilecek uyuşmazlıklarda “kim, neye dayanarak karar aldı?” sorusunu netleştirir.
8) Ne yapmalıyım? (adım adım)
- Toplantı başlangıcında divanı oluşturun; yazmanı net belirleyin.
- Katılım listesini ve vekâletleri kontrol edin; sonucu etkileyecek eksikleri toplantı başında giderin.
- Her gündem maddesinde oylama türünü (açık/kapalı) tutanağa yazın.
- Sayımı şeffaf yapın; itiraz halinde yeniden sayım yapın.
- Tutanağa kabul/ret sayılarını (gerekirse arsa payı özetini) yazın; karşı oy şerhlerine imkân verin.
- Karar defterini usulüne uygun imzalayın ve güvenli şekilde arşivleyin (dijital kopya almak faydalıdır).
9) Olası riskler
- Oylama türünün/tutanağın belirsiz kalması (sonradan “ne oldu?” tartışması)
- Yanlış çoğunluk varsayımı (oy çokluğu sanılırken arsa payı çoğunluğu gerekmesi gibi)
- Vekâlet veya katılım listesi hataları (kararın meşruiyetine gölge düşmesi)
Sonuç
Oylama usulü, genel kurul kararlarının “dayanıklılığını” belirleyen temel parçadır. Kapalı oylama yapılabilir ve talep edilebilir; oyları divan sayar; çelişki olan hallerde tutanağı güçlendirmek için şerh ve/veya isim bazlı kayıt yöntemleri tercih edilebilir. En önemlisi, “oy çokluğu/oy birliği” ifadesi her karar için tek başına yeterli olmayabilir; doğru çoğunluk türü mutlaka kontrol edilmelidir.