Apartman ve site yönetiminde Genel Kurul (Kat Malikleri Kurulu) toplantısı, kararların alındığı en önemli yerdir. Bu yazıda çağrı süreçlerini değil; toplantı başladıktan sonra usulen nasıl yürütülmesi gerektiğini adım adım ele alıyoruz. Amaç; toplantının düzenli ilerlemesi, kararların doğru yazılması ve sonradan “usul hatası” nedeniyle tartışma çıkmamasıdır.
1) Toplantı Açılışı: İlk Bakılacak Şey “Yoklama ve Vekâletler”
Toplantı genellikle çağrıyı yapan yönetici/kurul veya kat maliklerinden biri tarafından açılır. Açılışın hemen ardından hazır bulunanlar listesi üzerinden yoklama yapılır:
- Katılan kat malikleri imza atar.
- Vekâleten katılanlar vekâletnameyi sunar ve imza atar.
- Toplantı yeter sayısı/katılım şartları (varsa yönetim planındaki hükümler dahil) kontrol edilir.
2) İstiklal Marşı / Saygı Duruşu Şart mı?
Apartman/site genel kurullarında İstiklal Marşı okunması veya saygı duruşu yapılması yönünde özel bir yasal zorunluluk bulunmaz. Bazı sitelerde gelenek/tercih olarak uygulanabilir; yapılmaması tek başına toplantıyı geçersiz kılmaz.
3) Divan Seçimi: Başkan ve Yazman Nasıl Seçilir?
Toplantının düzenli yürütülmesi için genellikle Divan Başkanı ve Yazman seçilir (bazı yerlerde “divan heyeti” denir). Divan;
- Toplantıyı yönetir, söz verir, düzeni sağlar.
- Oylamaları yaptırır ve sonuçları tutanağa geçirir.
- Kararların açık ve anlaşılır yazılmasını sağlar.
Divan seçimi çoğunlukla açık oylama ile yapılır (yönetim planı aksini söylemiyorsa). Önemli olan; divanın kim olduğunun tutanakta net yazılmasıdır.
4) Gündem: Sırasıyla Görüşme ve Oylama
Toplantıda kural olarak gündemde yazan maddeler görüşülür. Her madde için genellikle şu sıra izlenir:
- Madde okunur.
- Görüşmeler yapılır (lehte/aleyhte sözler).
- Oylamaya sunulur ve sonucu tutanağa geçirilir.
5) İbra Oylaması Nasıl Yapılır?
İbra, yönetici/denetçinin ilgili dönemdeki faaliyet ve hesaplarının genel kurulca uygun bulunmasıdır. Uygulamada ibra maddesinde genellikle:
- Faaliyet/hesap özeti okunur, sorular alınır.
- Açık (veya yönetim planında varsa gizli) oylama yapılır.
- Sonuç net yazılır: “İbra edildi/edilmedi” ve oy durumu mümkünse belirtilir.
6) Yönetici Seçimi: Gündemdeyse Yapılır
Toplantının “yöneticiyi seçme” bölümü, gündemde yer alıyorsa yapılır. Seçim sırasında:
- Aday/adaylar belirlenir (kat maliki/profesyonel yönetici gibi).
- Oylama yapılır (açık/gizli usul yönetim planına göre).
- Seçilen yönetici/kurulun adı, görev süresi ve mümkünse yetkilerinin kapsamı tutanağa yazılır.
Yönetici seçimi ile denetçi seçimi aynı toplantıda olabilir; ancak oylama maddeleri ayrı ayrı yapılmalı ve tutanakta ayrı kararlar olarak yer almalıdır.
7) Denetçi Seçimi: Ayrı Madde, Ayrı Oylama
Denetçi (veya denetim kurulu) seçimi gündemdeyse, yönetici seçiminden bağımsız şekilde oylanır. Denetçinin görev kapsamı (hesap kontrolü, rapor sunumu vb.) yönetim planı ve genel kurul kararlarıyla somutlaştırılabilir.
8) Oylamalar Nasıl Yapılır, Sonuç Nasıl Yazılır?
Oylama usulü çoğu yerde el kaldırma şeklindedir. Bazı kritik konularda gizli oy tercih edilebilir (yönetim planı/karar gereği). En kritik nokta, tutanakta şu bilgilerin net olmasıdır:
- Karar metni (neye karar verildi?)
- Oylama sonucu (kabul/ret, mümkünse oy sayıları veya çoğunluğun sağlandığı)
- Kararın uygulanma zamanı (hemen/şu tarihten itibaren vb.)
9) Toplantı Nasıl Kapatılır? Tutanak ve İmzalar
Gündem maddeleri bittikten sonra divan başkanı “başka söz almak isteyen var mı?” diye sorar; yoksa toplantıyı kapatır. Toplantı sonunda:
- Karar/tutanak okunur (uygulamada sık yapılan iyi bir pratiktir).
- Divan başkanı ve yazman başta olmak üzere gerekli imzalar atılır.
- Hazır bulunanlar listesi ve vekâletler ek olarak dosyalanır.
10) Yeni Yönetici Ne Zaman Göreve Başlar?
Yeni yönetici (veya yönetim kurulu) seçim kararı alındığı anda kural olarak göreve başlar. Ancak fiili uygulamada sağlıklı bir devir için şu işler planlanır:
- Defter, dosya, sözleşmeler, kasa/banka bilgileri, anahtarlar vb. teslimi
- Bankalarda yetki değişikliklerinin yapılması
- Tedarikçilere ve görevlilere bilgilendirme
Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır; mevzuat ve yönetim planı hükümleri ile somut olayın özellikleri sonucu değiştirebilir. Uyuşmazlık riski olan durumlarda profesyonel hukuki destek almanız önerilir.