Apartman ve site yönetiminde kararların alındığı Kat Malikleri Kurulu toplantılarına katılamayan kat malikleri, oylarını vekâlet yoluyla kullandırabilir. Ancak vekâlet uygulaması, toplantı iradesinin tek elde toplanmaması için 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu’nda (KMK) sınırlanmıştır.
Temel kural: Bir kişi, oy sayısının %5’inden fazlasını kullanacak şekilde vekil tayin edilemez. Ancak 40 ve daha az bağımsız bölüm bulunan yerlerde bir kişi en fazla 2 kişiye vekâlet edebilir.
1) Bir kişi en fazla kaç vekâlet alabilir?
KMK’ya göre iki aşamalı bir sınır vardır:
- %5 sınırı: Bir kişi toplam oyların %5’inden fazlasını kullanamaz. (Hesap, toplantıya gelenler üzerinden değil, ana taşınmazdaki toplam oy sayısı/bağımsız bölüm sayısı üzerinden yapılır.)
- 40 ve altı istisnası: Bağımsız bölüm sayısı 40 ve daha az ise bir kişi en fazla 2 kişiye vekâlet edebilir.
2) %5 hesabı nasıl yapılır? Küsurat yukarı mı aşağı mı yuvarlanır?
Uygulamada %5 hesabı genellikle şu şekilde yapılır: Toplam bağımsız bölüm sayısı × 0,05. Çıkan sonuç tam sayı değilse, kanundaki “%5’inden fazlasını kullanamaz” ifadesi nedeniyle küsuratlı sonuçlar genellikle aşağı yuvarlanır (alt tam sayıya indirilir). Çünkü yukarı yuvarlamak, %5’i aşma riskini doğurabilir.
Pratik örnek: 45 bağımsız bölümde %5 = 2,25 çıkar. Uygulamada genellikle 2 vekâlet olarak kabul edilir. Yönetim planında açık bir düzenleme varsa ayrıca dikkate alınmalıdır.
Örnek hesaplar:
- 20 bağımsız bölüm: 20×0,05=1 → 40 ve altı olduğu için üst sınır yine 2 vekâlettir.
- 60 bağımsız bölüm: 60×0,05=3 → 3 vekâlet.
- 100 bağımsız bölüm: 100×0,05=5 → 5 vekâlet.
3) Kat maliki olmayan ya da kiracı olan kişi vekâletle oy kullanabilir mi?
Evet. Vekil olacak kişinin kat maliki olması şart değildir; kiracı veya üçüncü bir kişi de malik tarafından yazılı vekâletle yetkilendirilebilir. Önemli olan, vekâletin şekil şartlarını taşıması ve %5/2 vekâlet sınırlarına uyulmasıdır.
4) Vekâlet hangi şartlarda geçerli olur?
Vekâletin geçerli sayılması için iyi uygulama olarak aşağıdaki unsurların bulunması önerilir:
- Yazılı olması
- Vekâlet veren malik (ad-soyad, bağımsız bölüm no) ve vekil (ad-soyad, TCKN isteğe bağlı) bilgilerinin açık olması
- Toplantı tarihi ve mümkünse toplantının adı (olağan/olağanüstü) ile temsil ve oy kullanma yetkisinin belirtilmesi
- Tarih ve imza
Noter şart mı? KMK bakımından her durumda noter zorunluluğu öngörülmez; ancak ihtilaf riski yüksek konularda noter tasdiki ispat gücünü artırabilir. Yönetim planında daha sıkı şartlar varsa ayrıca bakılmalıdır.
5) Vekâlette kimin imzası bulunur, hangi ibare yer alır?
Vekâletnamede esas olarak vekâlet veren kat malikinin imzası bulunur. Vekilin imzası şart olmamakla birlikte, uygulamada bulunması uyuşmazlığı azaltabilir.
Örnek ibare (uyarlanabilir):
“… Apartmanı/Sitesi’nin …/…/…. tarihli Kat Malikleri Kurulu toplantısında beni temsile, gündem maddelerinde oy kullanmaya ve tutanakları imzalamaya … (Ad Soyad) yetkilidir.”
6) Vekâletnameyi kim kontrol eder?
Vekâletnameler, toplantı başlamadan hazirun listesi düzenlenirken genellikle toplantı divanı (başkan/yazman) ve/veya yönetici tarafından kontrol edilir. Amaç; kişinin kimliğini, kaç vekâletle geldiğini ve %5/2 sınırlarının aşılıp aşılmadığını tespit etmektir.
7) Sözlü vekâlet geçerli midir?
Uygulamada ve ispat açısından sözlü vekâlet güvenli değildir ve ciddi iptal riskleri doğurabilir. Bu nedenle vekâletin yazılı düzenlenmesi gerekir; aksi halde alınan kararların iptali iddialarına zemin oluşabilir.
8) Kısa kontrol listesi (yönetici/divan için)
- Vekâlet yazılı mı, imzalı mı, tarih var mı?
- Vekâlet veren malik bilgileri ve bağımsız bölüm no net mi?
- Vekil kaç vekâlet taşıyor? %5/2 sınırı aşılıyor mu?
- Hazirun listesine doğru işlenmiş mi, ekler dosyalanmış mı?
Risk uyarısı: Büyük bütçeli işler, ortak yerlerin kiralanması/satışı, önemli yenileme-kararları gibi konularda vekâlet ve nisap hataları karar iptali riskini artırır. Bu tip gündemlerde toplantı usulü ve belgeler özellikle titizlikle yürütülmelidir.
Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır; somut olayda yönetim planı hükümleri ve özel şartlar sonucu etkileyebilir.