Apartman ve Site Yönetiminde Toplantı Çağrısı Nasıl Yapılır?
Apartman ve site yönetiminde en sık yapılan hatalardan biri, toplantı çağrısının usule uygun yapılmamasıdır. Oysa ki hatalı yapılan bir çağrı, toplantıda alınan kararların iptal edilmesine kadar gidebilecek sonuçlar doğurabilir. Bu nedenle çağrının şekli, süresi ve içeriği büyük önem taşır.
1️⃣ Olağan Toplantı Çağrısı
Kat malikleri kurulu, yönetim planında belirtilen zamanda toplanır. Yönetim planında açık bir tarih yoksa genellikle yılda en az bir kez olağan toplantı yapılır.
Çağrı süresi: Toplantı, en az 15 gün önce kat maliklerine yazılı olarak bildirilmelidir.
Bildirim şekli: Uygulamada en güvenli yöntemler imza karşılığı elden tebligat veya taahhütlü mektuptur. Yönetim planında düzenleme varsa elektronik bildirim de yapılabilir. Sadece WhatsApp mesajı veya ilan panosuna asılan duyuru çoğu durumda tek başına yeterli kabul edilmez.
2️⃣ Olağanüstü Toplantı
Acil durumlarda (örneğin büyük tadilat, dava süreci veya yönetici istifası gibi) yönetici olağanüstü toplantı çağrısı yapabilir. Yönetici çağrı yapmazsa kat maliklerinin üçte biri yazılı talepte bulunarak toplantıyı isteyebilir. Bu durumda da kural olarak 15 günlük çağrı süresi uygulanır.
Toplantı Davetinde Bulunması Gerekenler
- Toplantı yeri
- Tarih ve saat
- Gündem maddeleri
- İlk toplantıda çoğunluk sağlanamazsa ikinci toplantı tarihi
Çoğunluk Kuralları
İlk toplantıda kat maliklerinin hem sayı hem arsa payı çoğunluğu aranır. Çoğunluk sağlanamazsa ikinci toplantıda katılanların çoğunluğu ile karar alınabilir. Ancak kanunda özel çoğunluk gerektiren kararlar için farklı oranlar uygulanır.
Sık Yapılan Hatalar
- 15 günlük süreye uyulmaması
- Gündemin yazılmaması
- İkinci toplantı tarihinin belirtilmemesi
- Sadece sözlü veya WhatsApp ile çağrı yapılması
Toplantı çağrısı basit bir duyuru gibi görünse de hukuki açıdan kritik öneme sahiptir. Usule uygun yapılan bir çağrı, alınacak kararların güvenliğini sağlar ve ileride çıkabilecek uyuşmazlıkları azaltır.