Apartman ve site yönetimlerinde sık sorulan bir konu şudur: aidat elden alınırsa makbuz kesmek zorunlu mu? Günlük hayatta “komşuyuz, ne olacak” yaklaşımı yaygın olsa da yönetim faaliyetleri ortak giderlerin toplanması ve harcanması anlamına geldiği için kayıt düzeni her zaman önemlidir.
Özet: Elden tahsilat yapılacaksa, uyuşmazlık riskini azaltmanın en güvenli yolu makbuz düzenlemek ve tahsilatı kayıt altına almaktır.
1) Elden tahsilat yapılabilir mi?
Uygulamada elden tahsilat yapılabildiği görülür. Ancak asıl mesele “yapılabilir mi?” değil, sonradan ispat edilebilir mi ve hesap verilebilir mi sorularıdır. Yönetici, kat maliklerine karşı gelir-gideri açıklayabilmekle yükümlüdür; bu nedenle tahsilatın belgesiz yapılması, ileride tartışma doğurabilir.
2) Makbuz kesmek neden kritik?
Elden ödeme alındığında makbuz, “ödeme yapıldı” iddiasını güçlendiren en pratik belgedir. Makbuz verilmediğinde ortaya şu tip sorunlar çıkar: “Ben ödedim” – “Hayır ödemedin” tartışmaları, yönetici değişiminde kasa devrinde uyuşmazlıklar, denetimde açıklanamayan farklar ve güven kaybı.
Pratik kontrol listesi: Makbuzda tarih, ödeyen kişi, daire/bağımsız bölüm bilgisi, tutar, ödeme nedeni (aidat/avans vb.), tahsil eden (yönetici/veznedar) adı ve imzası bulunmalıdır. Ödeyene bir nüsha verilmelidir.
3) Makbuz yoksa “deftere yazdım” yeter mi?
Sadece deftere not almak, mesajlaşma ekran görüntüsü tutmak veya sözlü beyana dayanmak, uyuşmazlık çıktığında her zaman yeterli güvence sağlamaz. Özellikle yönetici değiştiğinde veya taraflar arasında güven zedelendiğinde, belgesiz tahsilatlar en büyük kriz sebeplerinden biri olur.
Dikkat: Yönetici, tahsil ettiği parayı belgeleyemezse “kasa açığı” iddiası ile karşı karşıya kalabilir. Bu durum, yönetici açısından kişisel mali sorumluluğa dönüşebilecek riskler doğurabilir.
4) Bankadan tahsilat zorunlu mu?
Her apartman için her koşulda “mutlaka bankadan tahsilat” şeklinde tek cümlelik bir cevap pratikte tartışmalıdır; ancak şeffaflık ve ispat açısından banka kanalı genellikle en güvenli yöntemdir. Dekont/transfer kaydı, tahsilatın tarih ve tutarını netleştirir; hem yönetici hem de kat malikleri için tartışma alanını daraltır.
5) En güvenli uygulama: Elden aldıysan aynı gün kayıt + yatırma
Bazı küçük apartmanlarda elden ödeme alışkanlığı tamamen bitmeyebilir. Bu durumda en güvenli yol; makbuz düzenlemek, kasa/işletme defterine aynı gün işlemek ve mümkünse tahsilatı aynı gün apartman hesabına yatırmaktır. Böylece “para kimde kaldı?” sorusu büyümeden kapanır.
İyi uygulama önerisi: Tahsilatların mümkün olduğunca banka üzerinden yapılması; elden ödeme alınacaksa da makbuz + düzenli kayıt + hızlı yatırma üçlüsünün birlikte uygulanmasıdır.
Sonuç
Elden tahsilat yapılan apartmanlarda makbuz düzenlemek, hem ödeme yapanı hem de yöneticiyi koruyan temel bir güvenlik adımıdır. Kayıt ve belge düzeni oturmadığında, en küçük apartmanda bile tahsilat tartışmaları büyüyebilir. Bu nedenle hedef, mümkün olduğunca banka üzerinden tahsilat; elden tahsilat varsa da mutlaka belgelendirme ve düzenli kayıt olmalıdır.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Somut uyuşmazlıklarda olayın özelliklerine göre değerlendirme değişebilir; ayrıntılı hukuki görüş için bir avukata danışılması önerilir.