Apartman ve Sitelerde Aidat Takip Programı Zorunlu mu, Gerekli mi?
Apartman ve site yönetiminde en sık sorulan sorulardan biri şudur: “Aidat takip programı kullanmak zorunlu mu?” Kısa cevap nettir: Hayır, zorunlu değildir. Ancak zorunlu olmaması, gerekli olmadığı anlamına gelmez. Özellikle uzun vadede düzenli kayıt tutulmayan yapılarda, basit görünen işlemler bile ciddi uyuşmazlıklara dönüşebilir.
Hukuki Durum
Kat Mülkiyeti Kanunu kapsamında apartman ve site yönetiminde işletme projesi hazırlanması, gelir-gider hesabı tutulması ve kat maliklerine hesap verilmesi zorunludur. Ancak bu işlemlerin mutlaka bir yazılım aracılığıyla yapılması gerektiğine dair açık bir hüküm yoktur. Defterle, Excel ile veya dijital yazılımla takip yapılabilir. Önemli olan, kayıtların düzenli, şeffaf ve ispatlanabilir olmasıdır.
Aidat Takip Programları Sadece Aidat mı Takip Eder?
Bu sistemler yalnızca “kim aidat ödedi?” sorusuna cevap vermez. Aynı zamanda gider kaydı, kasa ve banka hareketleri, görevli ödemeleri, kiracı-malik değişimleri, gecikme hesapları ve geçmiş raporları da içerir. Yani aslında binanın mali hafızasını oluşturur.
- Aidat tahakkuk ve ödeme takibi
- Gider kayıtları ve faturalar
- Kasa ve banka hareketleri
- Görevli maaş ve diğer ödemeler
- Kiracı ve malik değişim geçmişi
Küçük Apartmanlarda Gerekli mi?
“Biz küçük apartmanız, gerek yok” düşüncesi oldukça yaygındır. Ancak başlangıçta basit görünen takip, zamanla karmaşık hale gelir. Kiracı değişimleri, daire satışları, geciken ödemeler ve ekstra tamiratlar birkaç yıl içinde hesapların karışmasına neden olabilir. Eski yönetici ile yeni yönetici arasında teslim sırasında eksik veya dağınık kayıtlar ciddi sorun yaratabilir.
Sorun Çıkarsa Ne Olur?
Aidat ve gider takibi düzenli yapılmadığında yöneticinin hesap vermesi zorlaşır, kat malikleri arasında güven sorunu oluşur ve hukuki ihtilaflar gündeme gelebilir. Yönetici bir şirket değildir; ancak yaptığı işlemler mali sonuç doğurur. Şeffaf ve düzenli kayıt, yöneticinin en büyük güvencesidir.
Sonuç
Aidat takip programı kullanmak zorunlu değildir; fakat artan mali sorumluluklar, şeffaflık beklentisi ve hukuki riskler dikkate alındığında günümüzde ciddi bir ihtiyaç haline gelmiştir. Özellikle yönetici değişimlerinde düzenli ve erişilebilir kayıt sistemi büyük kolaylık sağlar.