Apartman veya site yöneticiliğinin en yorucu tarafı çoğu zaman aidat toplamak, bakım işleriyle uğraşmak ya da toplantı düzenlemek değildir.
Asıl yorgunluk, aynı sorulara ve aynı açıklamalara defalarca cevap vermek zorunda kalmaktan gelir.
Yöneticiyi Yoran Sorular
Çöp saatleri kaçta? Aidat hangi hesaba yatırılacak? Otoparkta misafir araçları nereye park edecek? Yöneticiye nasıl ulaşılır? Toplantı ne zaman yapılacak? Asansör neden çalışmıyor?
Bu soruların çoğu aslında bir kez cevaplandığında çözülmüş olması gereken konulardır. Ancak apartman hayatında işler çoğu zaman böyle yürümez.
Yeni kiracılar gelir, daire satılır, yeni malikler taşınır, duyurular gözden kaçar veya unutulur. Sonuçta yönetici aynı bilgileri tekrar tekrar anlatmak zorunda kalır.
Bir süre sonra yönetici kendisini yönetici gibi değil, apartmanın danışma görevlisi gibi hissetmeye başlayabilir.
Sorun İnsanlar mı, Bilginin Dağınık Olması mı?
Çoğu zaman yaşanan sorun kötü niyet değildir. Yeni taşınan bir kiracı gerçekten çöp toplama saatlerini bilmiyor olabilir. Yeni bir kat maliki aidatın hangi hesaba yatırıldığını bilmiyor olabilir. Bir sakin, daha önce yapılan duyuruyu hiç görmemiş olabilir.
Sorun genellikle bilginin bir yerde kayıtlı ve erişilebilir olmamasıdır. Bilgi yalnızca yöneticinin telefonunda veya hafızasında kaldığında, herkes aynı soruyu dönüp dolaşıp tekrar sormaya başlar.
Bu durum hem yöneticinin zamanını alır hem de gereksiz gerginliklere neden olur.
Sürekli Anlatmak Yerine Süreci Yönetmek
Modern yönetim anlayışında amaç, bilgiyi kişilere bağımlı olmaktan çıkarmaktır.
Bir apartmanın düzeni; yönetici evde olmadığında da devam edebilmeli, görevli izinli olduğunda da aksamamalı ve yeni taşınan kişiler geldiğinde sıfırdan anlatım gerektirmemelidir.
Bunun yolu, temel bilgilerin herkesin erişebileceği şekilde düzenli olarak paylaşılmasından geçer.
Apartman kuralları, duyurular ve sık sorulan bilgiler görünür hale geldiğinde yöneticinin üzerindeki yük önemli ölçüde azalır.
ApartMind Çözer
ApartMind içerisinde apartman sakinlerinin ihtiyaç duyduğu bilgiler tek bir noktada toplanabilir.
Apartman kuralları, çöp toplama saatleri, otopark kullanım esasları, yönetim iletişim bilgileri, aidat ödeme bilgileri, sık sorulan sorular ve geçmiş duyurular sistem üzerinde yayınlanabilir.
Yeni taşınan bir kiracıya veya kat malikine uzun uzun açıklama yapmak yerine ilgili bağlantıyı göndermek çoğu zaman yeterli olur.
Sakinler ihtiyaç duydukları birçok bilgiye WhatsApp üzerinden de ulaşabilir. Böylece yönetici aynı konuları tekrar tekrar anlatmak yerine, zamanını gerçekten yönetilmesi gereken işlere ayırabilir.
Sonuç
Apartmanlarda yaşanan pek çok sorun aslında insanların kötü niyetli olmasından değil, bilgiye zamanında ulaşamamasından kaynaklanır.
Yönetimin amacı her soruyu tek tek cevaplamak değil, insanların ihtiyaç duydukları bilgiye kolayca ulaşabilecekleri bir düzen kurmaktır.
Çünkü iyi yönetim, her şeyi hatırlayan bir yöneticiye değil, herkesin ulaşabildiği bir bilgi sistemine dayanır.
Etiket: Yöneticiyi Yoran Sorular