Telefon çalıyor.
"Aidat ne kadardı?"
WhatsApp mesajı geliyor.
"IBAN'ı tekrar gönderebilir misiniz?"
Bir başka mesaj...
"Toplantı hangi gün?"
Ardından bir telefon daha.
"Benim borcum var mı?"
Bütün bunlar olurken yönetici aslında başka bir işle uğraşmaya çalışıyordur.
Bir süre sonra insanın aklına şu soru geliyor:
Ben apartman mı yönetiyorum, çağrı merkezi mi?
Aynı Sorular, Her Hafta Yeniden
Apartmanlarda sorulan soruların büyük bölümü aslında birbirinin aynıdır.
- Aidat ne kadar?
- IBAN bilgisi nedir?
- Borcum kaldı mı?
- Hesap ekstremi görebilir miyim?
- Toplantı ne zaman?
- Çöp saatleri nedir?
- Görevli bugün çalışıyor mu?
Sorular değişmez. Sadece soran kişiler değişir.
Yönetici ise aynı cevapları onlarca kez vermek zorunda kalır.
Yöneticinin Zamanı Daha Değerli
Apartman yöneticisinin görevi sürekli telefon cevaplamak değildir.
Bakım işlerini takip etmek, gelir-gider yönetimini yapmak, alınan kararları uygulamak ve apartmanın düzenini sağlamak zaten başlı başına zaman isteyen işlerdir.
Tekrarlayan sorular ise yöneticinin enerjisini ve zamanını tüketir.
Peki Ya Sorulara Sistemin Kendisi Cevap Verse?
Bugün birçok kişi herhangi bir konuda bilgi almak istediğinde önce telefon açmak yerine mesaj göndermeyi tercih ediyor.
Eğer bu mesajlara doğru ve güncel bilgilerle otomatik cevap verilebilse hem apartman sakini beklemek zorunda kalmaz hem de yönetici aynı sorularla tekrar tekrar uğraşmaz.
ApartMind Çözer
ApartMind'ın WhatsApp hattı üzerinden çalışan MindBot, apartman sakinlerinin sık sorduğu birçok soruya otomatik olarak cevap verebilir.
Örneğin;
- Aidat tutarını öğrenebilir.
- IBAN bilgisine ulaşabilir.
- Borç durumunu sorgulayabilir.
- Hesap ekstresini görüntüleyebilir.
- Son duyuruları okuyabilir.
- Çöp toplama ve temizlik saatlerini öğrenebilir.
- Görevlinin izinli olup olmadığını öğrenebilir.
Böylece yönetici her mesajı tek tek cevaplamak yerine, gerçekten yönetmesi gereken konulara zaman ayırabilir.
Apartman sakini ise istediği bilgiye günün her saatinde birkaç saniye içinde ulaşabilir.
Sonuç
Teknolojinin amacı insanların yerini almak değildir.
Tekrarlayan işleri üstlenerek insanların daha değerli işlere zaman ayırmasını sağlamaktır.
Apartman yöneticisi de aynı soruları ellinci kez cevaplamak yerine apartmanını yönetebilmelidir.
Çünkü iyi yönetim, telefona en hızlı cevap veren değil; bilgiye en kolay ulaşılabilen yönetimdir.
Etiket: Yöneticiyi Yoran Sorular