Apartman veya site yönetimlerinde en kritik personel süreçlerinden biri apartman görevlisi (kapıcı) işe alımıdır. Görevli binanın içinde çalışacağı için hem güven hem de iş hukuku/SGK yükümlülükleri açısından dikkatli ilerlemek gerekir. Aşağıdaki çerçeve, yaygın uygulamaları ve temel hukuki prensipleri özetler.
Apartman görevlisini kim seçer?
Görevli çalıştırılması, apartmanın düzenli giderlerini (ücret, SGK primi, yan haklar) artıracağı için kural olarak Kat Malikleri Kurulu gündemine alınarak karara bağlanması en sağlıklı yoldur. Uygulamada yönetici aday görüşmelerini yapar; ancak “çalıştırma kararı” ve “bütçe sınırları” kurul iradesiyle netleşirse ileride itiraz ve ihtilaf riski azalır.
- Karar (istihdam): Kat Malikleri Kurulu
- Uygulama (seçim süreci ve sözleşme): Yönetici / yönetim kurulu
- Bütçe ve ücret çerçevesi: Kurul kararıyla belirlenmesi önerilir
İşe alımı kim yapar? Sözleşmeyi kim imzalar?
Kurul kararı alındıktan sonra pratikte işe alım sürecini yönetici yürütür: aday görüşmesi, görev tanımı, ücret/yan hakların netleştirilmesi ve yazılı iş sözleşmesinin imzalanması gibi işlemler yöneticinin sorumluluğundadır. Yönetici burada apartman adına hareket eder.
İşe alım bildirimi nasıl yapılır?
İşe alımda iki ana hat vardır: (1) yazılı sözleşme ve özlük dosyası, (2) SGK işe giriş bildirimi. İşyeri bildirimi/SGK tescil süreçleri apartmanın durumuna göre değişebilir; ancak temel kural şudur: çalışan fiilen işe başlamadan önce SGK işe giriş bildirimi yapılmalıdır.
- Görev tanımı (temizlik, çöp, kazan dairesi, bahçe, güvenlik desteği vb.)
- Çalışma saatleri ve hafta tatili düzeni
- Ücret, ödeme günü, fazla mesai yaklaşımı
- Yan haklar: lojman, yakacak/erzak, yol/yemek, giyim vb. (varsa)
- Kimlik fotokopisi, iletişim bilgileri, acil durum kişisi
- KVKK aydınlatma/izin süreçleri (makul ölçüde)
Sigorta yapmak şart mı?
Evet. Apartman görevlisinin sigortalı çalıştırılması esastır. Sigortasız çalıştırma, idari para cezası ve geriye dönük prim/işçilik alacağı riskleri doğurabilir. Ayrıca iş kazası gibi durumlarda sorumluluk ağırlaşabilir.
Maaş sabit midir? Maaşı kim belirler?
Maaş sabit olmak zorunda değildir; ancak ücretin alt sınırı ve yan haklar, dönemsel ekonomik koşullara göre değişebilir. Yönetici tek başına keyfi şekilde maaş belirlememelidir. En doğru yaklaşım:
- Kurul: ücret/yan haklar için bütçe ve çerçeveyi belirler (veya yetki verir).
- Yönetici: bu çerçeve içinde sözleşmeyi kurar, ödeme/bordro düzenini yürütür.
Ücret belirlenirken asgari ücret, fazla mesai düzeni, görev kapsamı (bahçe + temizlik + teknik işler gibi) ve lojman/yardımların ücretin bir parçası olup olmadığı net yazılmalıdır.
Sabıka belgesi istenebilir mi?
Görevli, apartmanın içinde ve ortak alanlarda çalışacağı, zaman zaman daire kapılarına yakın görev yapacağı için güvenlik gerekçesiyle adli sicil kaydı (sabıka kaydı) talep edilmesi uygulamada mümkündür. Ancak bu talep:
- Amaca uygun olmalı (genel merak için değil, işe alım güvenliği için),
- Ölçülü olmalı (gereksiz detay/uzun süre saklama yapılmamalı),
- KVKK prensiplerine uygun şekilde korunmalıdır (erişim kısıtlı, güvenli saklama).
Pratik adım adım süreç
- Genel kurul gündemine alınır, görevli çalıştırma ve bütçe kararı çıkarılır.
- Yönetici adayları toplar, görüşme yapar, görev tanımını netleştirir.
- Yazılı iş sözleşmesi hazırlanır ve imzalanır.
- SGK işe giriş bildirimi (işe başlamadan önce) yapılır.
- Özlük dosyası oluşturulur (kimlik, iletişim, gerekli belgeler, sabıka kaydı talep edildiyse KVKK uyumlu).
- Düzenli bordro/ödeme ve yıllık izin takibi yürütülür.