Karar defteri, apartman ve site yönetiminin hafızasıdır. Kat malikleri kurulunda alınan kararlar, toplantı tutanakları ve yönetim sürecinde önem taşıyan bazı kayıtlar bu defterde tutulur. Uygulamada çoğu uyuşmazlıkta ilk bakılan belgelerden biri karar defteridir. Bu nedenle karar defteri yalnızca bir formalite değil; yönetimin dayanağı, devamlılığı ve ispat aracıdır.
Karar defteri zorunlu mudur?
Evet. Kat Mülkiyeti Kanunu’nda kat malikleri kurulu kararlarının, sayfa numaraları bulunan ve her sayfası noter mühürüyle tasdikli bir deftere yazılması öngörülür. Ayrıca yönetici, kurul kararlarını ve ilgili kayıtları bu deftere tarih sırasıyla yazmak ve saklamakla yükümlüdür. Bu yüzden karar defteri, apartman ve site yönetiminde tutulması gereken temel defterlerden biridir.
Şekil şartları zorunlu mudur?
Karar defteri bakımından şekil şartları önemlidir ve bunların önemli bir bölümü doğrudan kanundan gelir. Defterin sayfaları sırayla numaralı olmalı, her sayfası noter mühürüyle tasdikli olmalı ve kararlar tarih sırasıyla bu deftere işlenmelidir. Bu sebeple rastgele boş bir deftere, dağınık sayfalara ya da sonradan bir araya getirilmiş çıktılara güvenmek doğru değildir.
Noter onayı zorunlu mudur?
Kanunda kat malikleri kurulu kararlarının her sayfası noter mühürüyle tasdikli bir deftere yazılması açıkça belirtilmiştir. Ayrıca yönetici, bu defteri her takvim yılının bitiminden başlayarak bir ay içinde notere kapattırmakla da yükümlüdür. Bu nedenle noter onayı, uygulamada “olsa iyi olur” seviyesinde değil; karar defterinin usulüne uygunluğu bakımından temel unsurlardan biridir.
Onaysız ama imzalı bir defter hiç mi kabul edilmez?
Bu konuda en güvenli yaklaşım şudur: Notersiz deftere güvenilmemelidir. Kanun noter tasdikli defteri esas aldığı için, onaysız bir defterin ispat gücü ciddi biçimde tartışmalı hale gelir. Böyle bir defterde imza bulunması, içerikteki kayıtların tamamen yok sayılmayacağı anlamına gelebilir; ancak özellikle uyuşmazlık çıktığında bu kayıtların delil değeri zayıflayabilir. Kısacası, “imza var, yeter” yaklaşımı risklidir.
Karar defteri sadece bilgisayarda tutulabilir mi?
Mevcut uygulamada apartman ve site yönetimleri için fiziksel karar defteri yerine sadece bilgisayar ortamında tutulan kayıtların resmî karar defteri sayılacağını açıkça düzenleyen özel bir sistem bulunmamaktadır. Üstelik kanun; noter mühürlü defter, tarih sırası ve toplantıda bulunan kat maliklerinin imzası gibi fiziksel unsurları esas alır. Bu nedenle Word, Excel ya da bir yönetim yazılımındaki kayıtlar tek başına resmî karar defteri yerine geçirilmemelidir.
Elbette dijital sistemler çok faydalıdır. Karar taslağı hazırlamak, arşiv oluşturmak, geçmiş kararları aramak ve düzeni korumak için yazılımlar büyük kolaylık sağlar. Ancak en güvenli yöntem, kararların fiziksel karar defterine geçirilmesi ve gerekli imzaların tamamlanmasıdır.
Kimlerin imzası zorunludur?
Kanuna göre kararlar, toplantıda bulunan bütün kat maliklerince imzalanır. Karara aykırı oy verenler de aykırılık sebeplerini belirterek imza koyarlar. Bu nedenle yalnızca yöneticinin imzası, ya da sadece divan başkanının imzası, karar defteri açısından yeterli kabul edilmemelidir. Vekâleten katılım varsa, imza da temsil yetkisine uygun şekilde atılmalıdır.
Önceki yönetici karar defterini vermezse ne olur?
Karar defteri yöneticinin kişisel defteri değil, yönetime ait resmî belgedir. Yönetici, kat maliklerine karşı vekil gibi sorumludur ve hesap verme yükümlülüğü altındadır. Bu yüzden görev süresi biten yöneticinin karar defterini, ilgili belgelerle birlikte yeni yönetime teslim etmesi gerekir. Teslim edilmemesi hâlinde önce yazılı teslim talebi yapılması, sonuç alınamazsa noter ihtarnamesi gönderilmesi ve gerektiğinde sulh hukuk boyutu da değerlendirilerek hukuki yola başvurulması gündeme gelebilir.
Uygulamada en büyük sorunlardan biri, yeni yönetimin geçmiş kararları ve mali süreci sağlıklı biçimde görememesidir. Bu da hem denetimi zorlaştırır hem de eski döneme ilişkin tartışmaları büyütür.
Karar defterinde sık yapılan hatalar
Kararların sonradan topluca yazılması, toplantıya katılmayan kişiler adına imza atılması, karşı oyların yazılmaması, sayfa düzeninin bozulması, boşlukların sonradan doldurulabilecek şekilde bırakılması ve sadece bilgisayar çıktısıyla yetinilmesi en sık görülen hatalardandır. Bu hatalar, özellikle uyuşmazlık çıktığında yönetimin elini zayıflatır.
OYA’nın kısa yorumu
Karar defteri konusunda güvenli çizgi nettir: noter tasdikli defter kullanın, kararları geciktirmeden tarih sırasıyla yazın, toplantıda bulunanların imzalarını aynı toplantı sürecinde tamamlayın, yıl sonunda kapanış tasdikini ihmal etmeyin ve defteri yeni yönetime mutlaka tutanakla devredin. Dijital araçlar çok yararlıdır; fakat resmî karar defterinin yerini tek başına tutmaz.
Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır. Somut uyuşmazlıklarda, özellikle kararın geçerliliği, iptal davası, devir-teslim ihtilafı veya eski yöneticinin belge vermemesi gibi durumlarda olayın özelliğine göre ayrı hukuki değerlendirme gerekebilir.