Gizlilik Politikası (Privacy Policy)

ApartMind Mobil Uygulaması ve OYA (Ortak Yönetim Asistanı) Hizmetleri İçin

Son Güncelleme Tarihi: 16.04.2026

1. Veri Sorumlusu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla aşağıdaki şirket tarafından işlenmektedir:

MindBase Yazılım ve Danışmanlık
Adres: Turkuaz Mh. 4317 Cd. No:4/24 Etimesgut / Ankara
E-posta: iletisim@mindbase.com.tr

2. Bu Politika Hangi Hizmetleri Kapsar?

Bu Gizlilik Politikası aşağıdaki hizmetleri kapsar:

• ApartMind mobil uygulaması
• ApartMind web platformu
• OYA (Ortak Yönetim Asistanı) hizmeti
• WhatsApp üzerinden sunulan iletişim ve bilgilendirme hizmetleri
• Uygulamayla bağlantılı API ve teknik entegrasyonlar

3. Hangi Verileri Topluyoruz?

ApartMind hizmetlerini sunabilmek için aşağıdaki veri kategorilerini toplayabilir ve işleyebiliriz:

• Kimlik verileri: ad, soyad
• İletişim verileri: telefon numarası, e-posta adresi
• Hesap ve kullanım verileri: giriş bilgileri, işlem geçmişi, tıklama ve kullanım kayıtları
• OYA içerik verileri: kullanıcıların OYA ile paylaştığı sorular, komutlar, sesli komut içerikleri ve metinler
• Belge ve medya verileri: kullanıcı tarafından yüklenen gider belgeleri, fotoğraflar veya açıklama amaçlı görseller
• Log verileri: oturum kayıtları, hata kayıtları, güvenlik ve erişim logları
• Cihaz ve teknik veriler: IP adresi, tarayıcı bilgisi, cihaz bilgisi, çerezler ve benzeri teknik veriler
• Finansal veriler: ödeme, tahsilat, fatura ve ilgili kayıtlar
• Yönetimsel işlem verileri: apartman veya site yönetimine ilişkin kullanıcı tarafından sisteme girilen bilgiler

4. Uygulama İzinleri ve Cihaz Özellikleri

ApartMind mobil uygulaması, bazı özelliklerin çalışabilmesi için cihaz üzerindeki belirli izinlere ihtiyaç duyabilir. Bu izinler yalnızca ilgili özelliği kullanıcı açıkça kullandığında talep edilir.

• Kamera izni: gider veya belge fotoğrafı çekebilmeniz ve sisteme görsel ekleyebilmeniz için kullanılabilir.
• Mikrofon izni: OYA ile sesli etkileşim kurulabilmesi ve sesli komutların metne dönüştürülebilmesi için kullanılabilir.
• İnternet erişimi: uygulamanın sunucularla iletişim kurması, mesajların iletilmesi ve hesap verilerinin gösterilmesi için gereklidir.

5. Verileri Hangi Amaçlarla Kullanıyoruz?

Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla işlenebilir:

• Hesap oluşturulması ve kullanıcı kimliğinin doğrulanması
• ApartMind hizmetlerinin sunulması ve yönetim işlemlerinin yürütülmesi
• OYA tarafından kullanıcı taleplerine yanıt üretilmesi
• WhatsApp ve diğer iletişim kanalları üzerinden bilgilendirme yapılması
• Kamera ve mikrofon gibi cihaz özellikleri kullanılarak kullanıcı tarafından başlatılan işlemlerin yerine getirilmesi
• Teknik destek, kullanıcı talepleri ve geri bildirimlerin yönetilmesi
• Sistem güvenliğinin sağlanması, kötüye kullanımın ve şüpheli işlemlerin tespiti
• Hata ayıklama, performans ölçümü ve hizmet geliştirme çalışmaları
• Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi, fatura ve ticari kayıtların tutulması

6. OYA ve Kişiselleştirme

OYA, kullanıcıların ilettiği içeriklere göre yapay zekâ destekli yanıtlar üreten bir asistandır. OYA’ya gönderilen metinler ve sesli girdilerin çözümlenmiş içerikleri, hizmetin sunulması amacıyla işlenebilir.

OYA’nın yanıt kalitesini artırmaya yönelik kişiselleştirme veya profil çıkarma niteliği taşıyabilecek işlemler, yalnızca ilgili mevzuata uygun hukuki dayanak veya gerekli olduğu durumlarda açık rıza çerçevesinde yürütülür.

7. Verileri Kimlerle Paylaşıyoruz?

Kişisel verileriniz, hizmetin teknik olarak sunulabilmesi veya yasal yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi amacıyla aşağıdaki taraflarla paylaşılabilir:

7.1. Teknik hizmet sağlayıcıları

• Meta / WhatsApp Business API (WhatsApp mesajlaşma ve bildirim hizmetleri için)
• OpenAI (OYA yapay zekâ altyapısı için)
• Bulut altyapı ve barındırma sağlayıcıları
• Teknik bakım, güvenlik ve altyapı hizmet sağlayıcıları

7.2. Yurt içindeki alıcılar

• Ödeme kuruluşları ve finansal işlem sağlayıcıları
• Faturalama ve muhasebe süreçlerine destek veren hizmet sağlayıcılar
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları
• Hukuki süreçlerde avukatlar ve danışmanlar

8. Yurt Dışına Veri Aktarımı

ApartMind hizmetlerinin bazı bölümleri, yurt dışında bulunan üçüncü taraf altyapılar üzerinden çalışmaktadır. Bu nedenle bazı kişisel verileriniz yurt dışındaki sunuculara aktarılabilir veya bu sunucular üzerinde işlenebilir.

Bu kapsamda aktarılabilecek veriler arasında şunlar bulunabilir:

• OYA’ya gönderilen soru, mesaj ve sesli komut içerikleri
• WhatsApp mesaj içerikleri ve iletişim kayıtları
• İşlem ve kullanım verileri
• Log ve teknik kayıtlar

Yurt dışına veri aktarımı, hizmetin teknik olarak sunulabilmesi, sözleşmenin ifası, meşru menfaatler veya gerekli olduğu durumlarda kullanıcının açık rızası gibi hukuki sebeplere dayanılarak yapılır.

9. Verilerin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebepler

Kişisel verileriniz aşağıdaki yöntemlerle toplanabilir:

• Mobil uygulama ve web platformu üzerindeki formlar ve kullanıcı işlemleri
• WhatsApp mesajlaşma kanalı
• Yönetici paneli veya kullanıcı paneline yapılan veri girişleri
• Kullanıcının isteğiyle kullanılan kamera, mikrofon ve benzeri cihaz özellikleri
• Çerezler, log kayıtları ve teknik izleme araçları

Hukuki sebepler, ilgili duruma göre aşağıdakileri içerebilir:

• Bir sözleşmenin kurulması veya ifası için veri işlemenin gerekli olması
• Şirketin yasal yükümlülüklerini yerine getirmesi
• Şirketin meşru menfaatleri kapsamında veri işlenmesinin zorunlu olması
• Gerekli durumlarda kullanıcının açık rızasının alınması

10. Verileri Ne Kadar Süre Saklıyoruz?

• Aktif kullanıcı verileri: hizmet ilişkisi devam ettiği sürece
• Pasif hesaplar: 6 ay sonunda pasifleştirilebilir, 12 ay sonunda silinebilir veya anonim hale getirilebilir
• Mali ve ticari kayıtlar: ilgili mevzuatın gerektirdiği süre boyunca
• Log kayıtları: güvenlik ve teknik gereklilikler doğrultusunda makul süre boyunca
• Kullanıcı talebine bağlı silme işlemleri: hukuki saklama yükümlülükleri saklı kalmak üzere makul süre içinde değerlendirilir

11. Kullanıcı Hakları

KVKK ve ilgili mevzuat kapsamında kullanıcılar aşağıdaki haklara sahip olabilir:

• Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Eksik veya yanlış işlenmiş verilerin düzeltilmesini isteme
• Silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini talep etme
• Verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme
• Otomatik analizlere itiraz etme
• Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarar doğması halinde tazminat talep etme

Hesap kapatma, veri silme veya bu haklarınıza ilişkin taleplerinizi iletisim@mindbase.com.tr adresine iletebilirsiniz.

12. Veri Güvenliği

Kişisel verilerin korunması için makul teknik ve idari güvenlik önlemleri alınmaktadır. Uygun olan durumlarda veri iletimi modern şifreleme yöntemleri ve HTTPS gibi güvenli iletişim katmanları üzerinden gerçekleştirilir.

Bununla birlikte, internet üzerinden yapılan veri iletimlerinin tamamen risksiz olduğu garanti edilemez. Üçüncü taraf altyapı sağlayıcılarında meydana gelebilecek kesinti, erişim sorunu, veri kaybı veya güvenlik olayları üzerinde şirketin doğrudan kontrolü bulunmayabilir.

13. Çocukların Gizliliği

ApartMind hizmetleri genel olarak apartman ve site yönetimi süreçleri için tasarlanmıştır ve çocuklara yönelik bir hizmet değildir.

14. Harici Bağlantılar ve Üçüncü Taraf Hizmetler

Uygulama veya platform, üçüncü taraf hizmetlere veya internet sitelerine bağlantılar içerebilir. Bu üçüncü tarafların gizlilik uygulamalarından MindBase doğrudan sorumlu değildir.

15. Bu Politikanın Güncellenmesi

Bu Gizlilik Politikası gerektiğinde güncellenebilir. Güncel sürüm, kullanıcıların erişimine açık şekilde bu sayfada yayınlanır. Uygulamanın veya hizmetlerin kullanılmaya devam edilmesi, güncel politikanın yürürlükte olduğu anlamına gelir.

16. İletişim

Gizlilik Politikası hakkında sorularınız veya başvurularınız için bizimle iletişime geçebilirsiniz:

MindBase Yazılım ve Danışmanlık
E-posta: iletisim@mindbase.com.tr